XpenseDesk

תנאי שימוש — XpenseDesk

תנאי שימוש — XpenseDesk

גרסה 1.2  |  יוני 2026

תוכן עניינים

  1. כללי
  2. הגדרות
  3. התחייבויות הלקוח
  4. הרישיון לשימוש במערכת
  5. חשבון משתמש
  6. תשלום ומנוי
  7. תקופת ניסיון
  8. ביטול והחזרים כספיים
  9. רכיב הבינה המלאכותית (AI)
  10. אחריות החברה
  11. הגבלת אחריות
  12. שיפוי
  13. קניין רוחני
  14. סודיות
  15. הגנת פרטיות
  16. שינוי תנאי ההסכם וסיום
  17. תמיכה טכנית ו-SLA
  18. כללי
  19. המחאת זכויות
  20. ברירת דין וסמכות שיפוט
  21. יצירת קשר
1 כללי
1.1במביה דיגיטל (ת.ז. 308884436) ("החברה") מפעילה את XpenseDesk — מערכת לניהול הוצאות עובדים ודיווח החזרים לעסקים קטנים ובינוניים ("המערכת").
1.2תנאי השימוש המפורטים להלן ("תנאי השימוש" או "ההסכם") מסדירים את היחסים בין החברה לבין הלקוח ביחס לשימוש במערכת.
1.3השימוש במערכת מהווה הסכמה מלאה לתנאי הסכם זה. לקוח שאינו מסכים לתנאים, כולם או חלקם, אינו רשאי לעשות שימוש במערכת.
1.4ההסכם נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד, ומכוון לשני המינים כאחד.
1.5כותרות הסעיפים נועדו לנוחיות בלבד ואין להן משקל בפירוש ההסכם.
2 הגדרות
2.1למונחים הבאים תהא המשמעות המופיעה לצידם, אלא אם נכתב מפורשות אחרת:
2.1.1"המערכת" — מערכת XpenseDesk לניהול הוצאות עובדים, אישור החזרים והפקת דוחות.
2.1.2"הלקוח" — החברה או עסק הרוכש רישיון שימוש במערכת.
2.1.3"לקוח משתמש" — עובד של הלקוח המורשה לעשות שימוש במערכת.
2.1.4"מנהל" — לקוח משתמש שניתנה לו הרשאת אישור הוצאות וניהול צוות.
2.1.5"מחזור הוצאות" — תקופה חודשית קבועה שהוגדרה על ידי הלקוח לצורך קיבוץ ואישור הוצאות.
2.1.6"רכיב ה-AI" — מנגנון הבינה המלאכותית המשולב במערכת לניתוח קבלות וחילוץ נתונים אוטומטי.
2.1.7"מידע סודי" — כל מידע עסקי, תפעולי, פיננסי או אישי שהועבר בין הצדדים במסגרת הסכם זה, לרבות נתוני עובדים, הוצאות וקבלות.
3 התחייבויות הלקוח
3.1הלקוח מתחייב לבחון, טרם השימוש, כי המערכת מתאימה לצרכיו העסקיים.
3.2הלקוח מתחייב שלא לבצע את הפעולות הבאות:
3.2.1שימוש בתוכנות אוטומטיות לאיסוף מידע מהמערכת (Bots, Crawlers וכדומה).
3.2.2ניסיון לגשת לדפים או לנתונים שאינם בסמכות המשתמש.
3.2.3ביצוע פעולות שיש בהן הפרת כל דין חל.
3.2.4ניסיון לעקוף אמצעי אבטחה טכנולוגיים.
3.2.5שיתוף פרטי גישה עם גורמים בלתי מורשים.
4 הרישיון לשימוש במערכת
4.1על מנת להשתמש במערכת תתבקש לאשר את תנאי השימוש ואת מדיניות הפרטיות  (“מדיניות הפרטיות“) אשר מסדירה את האיסוף, העיבוד וההעברה של מידע אישי (כהגדרתו במדיניות הפרטיות) על ידי XpenseDesk, והמהווה חלק בלתי נפרד מתנאי השימוש.
4.2החברה מעניקה ללקוח רישיון מוגבל, אישי, בלתי-עביר ובלתי-בלעדי לשימוש במערכת למטרת ניהול הוצאות עובדים בלבד ("הרישיון").
4.3הרישיון כולל, בין היתר: העלאת קבלות וחשבוניות, ניתוח מסמכים באמצעות AI, אישור והחזר הוצאות, הפקת דוחות Excel, וניהול מחזורי הוצאות.
4.4הרישיון ניתן בכפוף לתשלום בהתאם לתכנית שנרכשה ובתנאי שהחשבון פעיל.
4.5הלקוח מאשר כי נציגי החברה רשאים לגשת לחשבונו לצורך תמיכה טכנית, איתור תקלות ובדיקות תפעוליות.
5 חשבון משתמש
5.1בעת פתיחת חשבון יש למסור פרטים מדויקים: שם, כתובת דוא"ל, ושם החברה. אסור ליצור חשבון עם פרטים כוזבים.
5.2הגישה למערכת מתבצעת באמצעות קישור חד-פעמי הנשלח לדוא"ל — ללא סיסמה. הלקוח מתחייב לא להעביר קישורי גישה לגורמים בלתי מורשים.
5.3החברה תפעל באמצעים סבירים לאבטחת הנתונים, אך אינה יכולה להבטיח חסינות מוחלטת מפני גישה בלתי מורשית שאינה נובעת מרשלנותה.
5.4הלקוח מתבקש להודיע לחברה מיד על כל חשד לשימוש בלתי מורשה בחשבונו.
5.5החברה רשאית להגביל או להשעות גישה של לקוח משתמש שהפר סעיף מסעיפי הסכם זה, בכפוף למתן הודעה מראש של 7 ימים, למעט במקרי הפרה יסודית שבהם ניתן לפעול באופן מידי.
6 תשלום ומנוי
6.1גובה התשלום יהיה בהתאם לתכנית שנבחרה בעת הרישום. המחירים הנוכחיים מפורסמים באתר XpenseDesk.
6.2השימוש מתבצע במסגרת מנוי חודשי או שנתי המתחדש אוטומטית עד לביטולו על ידי הלקוח.
6.3החיוב הראשון יתבצע לאחר תום תקופת הניסיון החינמית. לא ייגבה כל תשלום במהלך תקופת הניסיון.
6.4חיוב כרטיס האשראי מתבצע בתחילת כל תקופת חיוב. הגביה מתבצעת באמצעות שירות סליקה מאובטח; פרטי כרטיס האשראי אינם נשמרים על שרתי החברה.
6.5שדרוג מתכנית חודשית לתכנית שנתית: התקופה ששולמה כבר במסגרת התכנית החודשית תזוכה ותתווסף למנוי השנתי.
דוגמה להמחשה לקוח שילם עבור תכנית חודשית ב-1 ביוני, ומשדרג לתכנית שנתית ב-15 ביוני — 15 הימים שנותרו מהחודש ששולם יזוכו, והמנוי השנתי יחל מ-16 ביוני. הלקוח לא משלם פעמיים על אותה תקופה.
6.6החברה רשאית לשנות את מחירי השירות בהודעה מראש של 30 יום. שינוי מחיר לא ייכנס לתוקף לגבי תקופת מנוי שנרכשה מראש.
7 תקופת ניסיון
7.1לקוחות חדשים זכאים לתקופת ניסיון חינם כמפורט בעמוד התמחור באתר. לא נדרש כרטיס אשראי לפתיחת הניסיון.
7.2בתום תקופת הניסיון, אם הלקוח לא עבר לתכנית בתשלום, הגישה לפעולות המערכת תושהה. הנתונים ישמרו ויהיו נגישים לצפייה לתקופה נוספת של 30 יום, ולאחריה ייתכן מחיקתם.
8 ביטול והחזרים כספיים
8.1ביטול מנוי ניתן לבצע בכל עת באחת מהדרכים הבאות:
8.1.1ישירות מתוך המערכת — דרך הגדרות החיוב של החברה, באמצעות משתמש המנהל.
8.1.2פנייה בדוא"ל לכתובת support@xpensedesk.com.
8.2לאחר הודעת ביטול, המנוי יימשך עד תום תקופת החיוב השוטפת, ולא ייגבה חיוב נוסף.
8.3לא יינתן החזר כספי בגין חלק מתקופת חיוב שלא נוצל, אלא אם נקבע אחרת בכתב על ידי החברה.
8.4במקרה של ביטול לאחר חיוב שנתי, תבחן החברה כל בקשה להחזר יחסי באופן פרטני.
9 רכיב הבינה המלאכותית (AI)
9.1המערכת כוללת רכיב AI לניתוח קבלות וחשבוניות וחילוץ פרטים אוטומטי (סכום, מטבע, ספק, תאריך). הרכיב פועל כברירת מחדל ויכול להיות מושבת על ידי הלקוח דרך הגדרות המערכת.
9.2רכיב ה-AI מייצר המלצות על בסיס מודלים חישוביים בלבד. הוא אינו מדויק בכל מקרה, ואינו מהווה החלטה סופית. האחריות לבדיקת נכונות הנתונים ולאישור ההוצאות חלה בלעדית על המנהל המאשר בלקוח.
9.3החברה תדחה כל בקשה ו/או טענה להטעייה או לנזק ישיר או עקיף הנובעים משימוש בתוצאות רכיב ה-AI, לרבות שגיאות בחילוץ נתונים, פרשנות שגויה של קבלה, או כל תוצאה אחרת של עיבוד אוטומטי.
9.4מכסת שימוש ב-AI: לכל חשבון מוגדרת מכסת שימוש חודשית ברכיב ה-AI. המכסה נקבעת על ידי צוות האלגוריתמים של החברה, היא סודית, ומתאימה לעבודה שוטפת בחברה של עד 50 עובדים.
9.4.1אם חשבון חוצה את המכסה החודשית, הגישה לרכיב ה-AI תיחסם אוטומטית עד לתחילת מחזור החיוב הבא.
9.4.2לאחר חסימת ה-AI, ניתן יהיה להמשיך להעלות קבלות ולנהל הוצאות באופן רגיל — אך ללא עיבוד אוטומטי. הנתונים יוזנו ידנית על ידי המשתמש.
לתשומת לב השימוש ברכיב ה-AI כפוף גם לתנאי השימוש של ספקי מודלי ה-AI החיצוניים שהחברה משתמשת בהם. קבלות המועלות למערכת עשויות להיות מועברות לעיבוד חיצוני לצורך הניתוח, בהתאם למדיניות הפרטיות של החברה.
10 אחריות החברה
10.1החברה מצהירה כי היא הבעלים הבלעדית של המערכת וכי אין כל מניעה חוקית להתקשרותה בהסכם זה.
10.2החברה מתחייבת לספק גיבוי שוטף לנתוני הלקוחות ולנקוט אמצעי אבטחה מקובלים להגנה על המידע.
10.3החברה תפעל לשיקום שירות במקרה של תקלה בהתאם לזמני התגובה המפורטים בסעיף 17 להלן.
10.4המערכת מספקת כלי לניהול הוצאות בלבד. האחריות על נכונות ההחלטות העסקיות ועמידה בדרישות רשות המסים חלה על הלקוח בלבד. המערכת אינה מהווה ייעוץ חשבונאי, מיסויי או משפטי.
11 הגבלת אחריות
11.1המערכת מוצעת "כמות שהיא" (as is). החברה לא תישא באחריות לנזקים עקיפים, תוצאתיים, אובדן רווח, או אובדן נתונים, למעט במקרי רשלנות רבתית.
11.2בכל מקרה, סך האחריות המצטברת של החברה לא תעלה על סכום התשלומים ששילם הלקוח בפועל בשנים עשר החודשים שקדמו לאירוע הנזק.
11.3החברה אינה מתחייבת לזמינות של 100% ורשאית לבצע עבודות תחזוקה ושדרוג. ככל האפשר, עבודות כאלה יתוזמנו מחוץ לשעות העבודה הרגילות.
11.4החברה לא תהיה אחראית לנזקים שנגרמו כתוצאה מגורמים שאינם בשליטתה, לרבות תקלות תשתית, התקפות סייבר חיצוניות, או כוח עליון.
12 שיפוי
12.1כל צד יישא בנזקים שגרם לצד האחר עקב מעשה או מחדל שלו, בכפוף לפסיקת בית משפט מוסמך.
12.2הצדדים לא יישאו בחבות בגין נזקים עקיפים או בלתי ממוניים.
12.3אחריות החברה כלפי הלקוח לא תעלה בכל מקרה על הסכום האמור בסעיף 11.2 לעיל.
13 קניין רוחני
13.1כל זכויות הקניין הרוחני במערכת, לרבות קוד המקור, העיצוב, הלוגו, שם המוצר "XpenseDesk", ושיטות העיבוד — הן בבעלות החברה בלבד.
13.2הסכם זה אינו מקנה ללקוח כל זכות בקניין הרוחני של החברה, מלבד הרישיון לשימוש כמפורט בסעיף 4 לעיל.
13.3הלקוח אינו רשאי להעתיק, לפרק, לעשות הנדסה לאחור, או לשכפל כל חלק מהמערכת.
13.4החברה רשאית לעשות שימוש בנתונים אנונימיים ומצוברים לצורך שיפור המוצר, בכפוף להוראות הדין בדבר הגנת הפרטיות.
14 סודיות
14.1הצדדים מתחייבים לשמור בסוד כל מידע סודי שהועבר ביניהם ולא לגלותו לצד שלישי ללא הסכמה מראש.
14.2התחייבות הסודיות תחול 5 שנים ממועד סיום ההתקשרות. סודיות המידע האישי של עובדים אינה מוגבלת בזמן.
14.3החברה לא תמכור, תשכיר או תעביר נתוני לקוחות לצדדים שלישיים לצרכי שיווק.
14.4הוראות הסודיות לא יחולו על מידע שהפך לנחלת הכלל שלא עקב הפרת הסכם זה, או שנמסר לרשות שלטונית מוסמכת לפי הוראות הדין.
15 הגנת פרטיות
15.1החברה פועלת בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 ותקנותיו.
15.2נתוני הלקוח והעובדים ישמרו בשרתים מאובטחים ולא ייחשפו לגורמים שלישיים שלא לצורך מתן השירות.
15.3לקוח רשאי לבקש בכל עת לקבל את כלל נתוניו בפורמט ייצוא, או לבקש מחיקתם בהתאם להוראות הדין.
16 שינוי תנאי ההסכם וסיום
16.1החברה רשאית לשנות תנאי הסכם זה. שינוי מהותי ייכנס לתוקף 14 ימים לאחר משלוח הודעה ללקוח בדוא"ל. המשך השימוש לאחר אותו מועד מהווה הסכמה לתנאים המעודכנים.
16.2החברה רשאית לסיים הסכם זה בהודעה מראש של 60 יום. במקרה של הפרה יסודית, ניתן לסיים ההסכם באופן מידי.
16.3הלקוח רשאי לסיים ההתקשרות בכל עת בהתאם לאמור בסעיף 8.
16.4בעת סיום ההסכם מכל סיבה שהיא, הלקוח רשאי לייצא את נתוניו לפני סגירת החשבון. החברה תאפשר גישה לצפייה בנתונים לתקופה של 30 יום לאחר סיום ההתקשרות.
17 תמיכה טכנית ו-SLA
17.1התמיכה ניתנת בכתב בלבד, באמצעות דוא"ל support@xpensedesk.com או טופס יצירת קשר באתר. שעות תמיכה: ימים א'–ה', 09:00–18:00.
17.2החברה מתחייבת לזמני תגובה הבאים:
סוג פנייה הגדרה זמן תגובה
תקלה קריטית המערכת אינה נגישה כלל תחילת טיפול תוך יום עסקים 1
תקלה רגילה פגיעה בתפקוד חלקי תחילת טיפול תוך 3 ימי עסקים
שאילתה כללית שאלה או בקשת הבהרה מענה תוך 5 ימי עסקים
18 כללי
18.1הסכם זה אינו יוצר שותפות, מיזם משותף, או יחסי עובד-מעביד בין הצדדים.
18.2אין לאחד הצדדים סמכות לחייב את הצד האחר כלפי צדדים שלישיים.
19 המחאת זכויות
19.1הלקוח אינו רשאי להמחות זכויותיו לפי הסכם זה ללא הסכמה מראש ובכתב מהחברה.
19.2החברה רשאית להמחות זכויותיה לחברה קשורה או לרוכש עסקיה, בכפוף לכך שהרוכש יקבל על עצמו את התחייבויות החברה כלפי הלקוח.
20 ברירת דין וסמכות שיפוט
20.1על הסכם זה יחול הדין הישראלי בלבד.
20.2סמכות השיפוט הייחודית בכל עניין הנובע מהסכם זה תהא לבתי המשפט המוסמכים במחוז תל-אביב.
21 יצירת קשר
21.1לכל שאלה או פנייה בנוגע לתנאי שימוש אלה ניתן לפנות אלינו:

במביה דיגיטל

דוא"ל: support@xpensedesk.com